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Por quanto tempo você deve guardar os documentos da sua empresa?

Por quanto tempo você deve guardar os documentos da sua empresa?

Por quanto tempo você deve guardar os documentos da sua empresa?


Apesar da crescente digitalização dos arquivos no ramo empresarial, ainda há um grande número de informações mantidas em papéis, formulários, fichas e arquivos digitais, chamados de TXT ou XML, de documentos legais e contábeis.

E mesmo que seja um tanto trabalhoso, todo empresário deve manter bem guardados – e organizados – esses documentos por determinados períodos a fim de evitar complicações posteriores.

Mas quais documentos devem ser guardados?

De acordo com a legislação brasileira, todos os documentos legais e contábeis das empresas devem ficar arquivados por, pelo menos, 5 anos. Entre eles estão:

  • Notas fiscais e recibos;
  • Imposto de Renda;
  • Programa de Integração Social (PIS);
  • Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
  • Livros fiscais;
  • Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
  • Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS);
  • Declaração Anual do Simples Nacional (DASN);
  • Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF);
  • Declarações DCTF;
  • Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções Documentação tributária.

Por que você deve guardá-los?

É importante guardar esses documentos pois através deles, em caso de irregularidades, você pode comprovar pagamentos que já foram realizados, evitando ter que pagar novamente a mesma conta, acrescidos ainda de multa (até 20% do valor devido) e de juros, além de evitar problemas como descontroles contábeis, equívocos estratégicos e cobranças indevidas.

Então por quanto tempo devo guardar?

O prazo de guarda dos documentos depende do tipo – se é tributário ou trabalhista, e da norma legal que exige sua exibição, especialmente para fins de fiscalização e cobrança de eventual dívida.

Por exemplo, os livros, fichas e documentos devem ser mantidos pelo contribuinte até que o direito da Fazenda Pública de proceder o lançamento do imposto tenha sido atingido pela decadência, que de acordo com o artigo 173 do CNT (Código Nacional Tributário) é de 5 anos.

Para facilitar, veja uma breve lista com os tipos documentos, exemplos do tipo e quanto tempo devem ser mantidos:

05 anos – Documentos trabalhistas e Documentação tributária

  • Comunicação de Dispensa de empregado
  • CIPA
  • Contribuição Sindical
  • DIRF
  • Relatórios de Acidentes do Trabalho
  • CAGED
  • Ficha de Acidentes de trabalho

10 anos – Documentação previdenciária

  • Atestado médico de gestante
  • Ficha de salário maternidade
  • RAIS
  • Convênio Salário Educação

30 anos – FGTS

  • Documentos relativos ao FGTS

Existem ainda documentos que, embora não haja previsão legal, devem ser mantidos pelo empregador por tempo indeterminado, como a folha de pagamento dos empregados, os livros de inspeção do trabalho e o livro ou ficha de registro dos funcionários.

Formas de guardar os documentos

É importante organizar os documentos de acordo com o período que ocorreu o fato, ou por categorias, como por exemplo: documentos de funcionários já rescindidos com a empresa, pode ser arquivados por ordem alfabética.

Sempre deixe uma etiqueta para fora da caixa, relacionando o conteúdo que está arquivado, em caso de fiscalização, normalmente os prazos são curtos para apresentação dos documentos.

Agora que já sabe, basta pôr em prática!

Respeitar o tempo de guarda de documentos fiscais, além de ser extremamente importante para a empresa, é obrigatório.

Por isso, separe seus documentos, escolha a melhor forma de arquivá-los e mantenha tudo sempre bem organizado. Quando chegar a hora de descartá-los, lembre-se de torná-los ilegíveis para evitar qualquer prejuízo financeiro ou algum dano moral!

Ainda está com dúvidas? Entre em contato conosco e fale com um dos nossos contadores!

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