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Tudo o que você precisa saber para emissão de Nota Fiscal

Tudo o que você precisa saber para emissão de Nota Fiscal

Tudo o que você precisa saber para emissão de Nota Fiscal

Procedimento mais prático e eficaz tanto para a fiscalização do governo quanto para a emissão e o manuseio pelas empresas, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi desenvolvida para modernizar o modo como emitir nota fiscal no país, diminuindo custos. O projeto visa substituir o modelo tradicional de papel no Brasil. No entanto, é um processo gradativo e está sendo implementado em várias fases.

Iniciada em 2010, tornou-se obrigatória para a maioria das empresas a emissão da NF-e, que substitui as notas tipo 1 e 1-A. Esse processo introduziu uma série de novos termos para os empresários, como Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), SAT ECF, Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) e arquivo XML. Por essa razão, a emissão de notas fiscais pode gerar muitas dúvidas nos empreendedores e, para sanar essas dúvidas, separamos neste artigo tudo que você precisa saber sobre a emissão de notas fiscais.

São pontos importantes relacionados a essa ferramenta essencial para a contabilidade da sua empresa. Confira!

O que é uma Nota Fiscal?

O primeiro passo é entender o que é uma Nota Fiscal. Ela é um comprovante de que sua empresa realizou uma venda ou prestou algum serviço. Esse comprovante é fundamental tanto para o cliente quanto para a sua empresa.

O seu cliente usará a Nota Fiscal para ter um registro da compra/serviço que recebeu. Poderá escriturar nos seus registros financeiros, obter créditos fiscais e suporte na assistência técnica.

Já para sua empresa, ela servirá como um registro da receita obtida e é essencial para apuração dos impostos decorrentes da venda.

A emissão da Nota Fiscal é obrigatória segunda a legislação brasileira. Ela deve ocorrer sempre no momento da efetivação da operação, seja essa operação a venda de um produto ou a prestação de um serviço (Lei 8.846/94 – Artigo 1º).

Quais tipos de nota fiscal existem?

As empresas podem apresentar diversos tipos de Nota Fiscal de acordo com a sua atividade econômica. As mais comuns são as eletrônicas, como a NF-e, a NFC-e, o SAT ECF – que está substituindo o Cupom Fiscal (ECF) –, a NFS-e e o CT-e. Mesmo com as notas eletrônicas, ainda existem alguns casos em que é permitida a utilização de Nota Fiscal no formato físico. Um exemplo disso é a Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, utilizada pelas empresas que não estão obrigadas ao NFC-e ou ao SAT. Em alguns municípios, onde ainda não implementaram a NFS-e, a emissão também é por meio de Nota Fiscal de Serviços no formato físico.

O que é uma nota fiscal eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o formato eletrônico, que substitui a Nota Fiscal física, impressa em papel. Todos os dados referentes à operação, como emissor e destinatário, impostos e produtos são transmitidas para a Secretaria da Fazenda e autorizadas para sua emissão. Muita gente acha que a DANFe é a Nota Fiscal Eletrônica, porém ela é a simples representação gráfica da NF-e.

O que é DANFe e arquivo XML?

A sigla DANFe representa o nome Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Ela serve de contingência para os casos em que não é possível apresentar os dados da NF-e. Um exemplo disso é o transporte: como o transportador precisa do documento, ele leva consigo a DANFe. Como não tem valor fiscal, não é obrigatória a sua guarda.

Já o arquivo XML, esse sim é um documento fiscal. Ele é a versão digital da Nota Fiscal propriamente dita, sendo o formato utilizado para registro das informações relativas à NF-e. Isso porque todas as informações da Nota Fiscal, inclusive as assinaturas eletrônicas, estão armazenadas neste arquivo. Ele obedece a um padrão nacional de escrituração fiscal. Por isso, é obrigatório o seu armazenamento por pelo menos 5 anos. Se você não tem o arquivo XML de suas notas fiscais, é possível recuperar no Portal da Nota Fiscal Eletrônica com o número da chave que está impressa na DANFe.

Qual a necessidade de um Certificado Digital?

Um contrato com validade legal precisa estar assinado, certo? Isso ocorre também com as informações eletrônicas. Para atestar que foi a sua empresa que emitiu e concorda com os dados, é preciso assinar.

A forma escolhida pelo governo brasileiro para isso é a utilização do Certificado Digital. Desde a introdução do SPED e da Nota Fiscal Eletrônica é exigida a comprovação por esse instrumento. Existem atualmente o modelo A1 – que é o certificado em arquivo para computador – e os modelos A3 – nos quais esse arquivo é colocado em uma mídia física, como um cartão ou pen drive.

Como fazer a emissão de notas fiscais?

Se sua empresa for do ramo comercial ou industrial, você precisa ter uma inscrição estadual. Essa inscrição normalmente é solicitada automaticamente quando é feito o processo de CNPJ na Receita Federal. Tendo a inscrição estadual, é preciso que você verifique se está obrigado a emitir notas fiscais eletrônicas ou não.

No caso de notas fiscais no formato físico, é preciso pedir autorização. Essa autorização se chama AIDF e através dela você procura uma gráfica habilitada para a impressão. Já se você está obrigado a emitir nota fiscal no formato eletrônico, é preciso habilitar na SEFAZ e procurar um sistema que possa apoiar a emissão desse documento.

Para ambos os casos, seja física ou eletrônica, a emissão de notas fiscais será através do preenchimento das informações da operação realizada.

Por que emitir notas fiscais?

Emitir notas fiscais é a prova de que sua empresa paga os tributos devidos ao governo da forma correta, o que gera confiança para os fornecedores e clientes do seu negócio. Além disso, as notas fiscais são a base de toda a contabilidade da empresa, sendo essenciais para mantê-la em dia. Esse é um benefício não só para a sua empresa.

A emissão de notas fiscais é claramente obrigatória, fazendo com que as empresas que descumprirem essa regra possam ser enquadradas em vários pontos da legislação por crimes contra a ordem econômica e tributária.

Qual a importância do contador?

O contador do seu negócio deve estar ciente de todos os dados gerados nos processos de compra, venda e prestação de serviços. Portanto, para orientar o empreendedor e cuidar da emissão das notas fiscais do seu negócio, é extremamente importante contar com uma assessoria contábil com tradição e confiabilidade no mercado.

Quais os principais benefícios?

Agora que já sabemos como e por que emitir a NF, você deve estar se perguntando qual a vantagem de emitir a Nota Fiscal? Com vantagens ou não, a emissão da NF continua sendo obrigatória, porém são várias as vantagens da implementação de NF-e, para as empresas, para o governo e para a sociedade. Entre as mais significativas estão:

Para os emitentes da NF-e (vendedores)
  • Redução de custos de impressão do documento fiscal.
  • Diminuição dos gastos de armazenagem de documentos fiscais.
  • Menor tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira.
  • Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GDE), com a facilitação das transações.
  • Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes.
Para as empresas destinatárias da NF-e (compradoras)
  • Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias.
  • Planejamento de logística de recepção de mercadorias.
  • Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GDE).
  • Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais.
Para a sociedade
  • Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos.
  • Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias.
  • Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas.
  • Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à NF-e.
Para os contabilistas
  • Facilitação e simplificação da escrituração fiscal e contábil.
  • Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GDE).
  • Oportunidades de serviços e consultoria ligados à NF-e.
Para o Fisco
  • Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal.
  • Melhoria no processo de controle fiscal, com intercâmbio e compartilhamento de informações entre os Fiscos.
  • Redução de custos no processo de controle das notas capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito.
  • Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária.

Como a implantação do projeto da NF-e é gradativa, algumas das vantagens apenas serão observadas a longo prazo. Contudo, os benefícios que já podem ser notados são significativos a ponto de várias empresas estarem aderindo facultativamente à emissão das notas fiscais eletrônicas.

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