No setor de construção civil, a regularização fiscal e trabalhista é um dos maiores desafios para as empresas. Entre as obrigações que precisam ser cumpridas, o Cadastro Nacional de Obras (CNO) é uma das mais importantes. Este cadastro, exigido pela Receita Federal e pelo INSS, visa garantir que as obras sejam monitoradas de perto para o cumprimento das normas fiscais e previdenciárias.
Para evitar problemas legais e financeiras, as empresas precisam entender a importância do CNO e como evitar erros que podem resultar em pesadas multas. Neste artigo, vamos falar sobre os principais erros cometidos no cadastro de obras e como garantir que sua empresa esteja sempre em conformidade.
O CNO e Sua Relevância para a Construção Civil
O Cadastro Nacional de Obras (CNO) é utilizado para registrar obras de construção civil que envolvem a contratação de mão de obra. Através do CNO, a Receita Federal e o INSS podem controlar o cumprimento das obrigações tributárias e previdenciárias relativas à obra. Isso inclui o pagamento de contribuições para o INSS, FGTS, e o envio de informações ao eSocial.
Sem o CNO, a obra não pode ser oficialmente registrada e a empresa corre o risco de ser multada por descumprir as obrigações fiscais e trabalhistas.
Erros Comuns que Levam a Multas no CNO
Antes de pensar em como evitar multas, é importante entender os erros mais comuns que podem ocorrer durante o processo de cadastro e manutenção do CNO:
- Falta de Registro de Obra no CNO A empresa não pode iniciar a execução de uma obra sem antes registrá-la no CNO. Esse é um dos erros mais frequentes, e as penalidades para quem não cumpre essa obrigação são severas. Além disso, o cadastro deve ser feito antes de contratar qualquer trabalhador para a obra.
- Informações Incorretas ou Incompletas Quando o cadastro é feito com dados incorretos ou incompletos (como o tipo de obra, número de trabalhadores ou o responsável técnico), o sistema pode invalidar o registro. Isso gera a necessidade de correções, além de gerar multas por não conformidade.
- Desatualização do CNO Durante o andamento da obra, podem ocorrer alterações no projeto, como prazos de entrega ou modificações no número de trabalhadores. Essas alterações devem ser registradas imediatamente no sistema do CNO. Se essas atualizações não forem feitas, a empresa pode ser multada por omitir informações cruciais.
- Erro no Envio de Informações ao eSocial O eSocial, sistema integrado para o envio de dados trabalhistas, precisa ser alimentado corretamente com as informações dos trabalhadores da obra. Se houver inconsistências ou omissões, a Receita Federal pode identificar falhas e aplicar penalidades.
- Não Realizar o Encerramento da Obra Após o término da obra, a empresa deve proceder com o encerramento do CNO. Não realizar essa baixa implica em manter a obra como “ativa” no sistema, o que pode gerar multas e problemas futuros.
Como Evitar Multas por Irregularidades no CNO
Agora que sabemos os erros mais comuns, vamos apresentar algumas dicas para garantir que sua empresa evite multas e se mantenha em conformidade com as regulamentações fiscais e trabalhistas.
1. Realize o Registro do CNO Imediatamente Após a Contratação
Assim que a contratação de mão de obra for definida, o registro da obra no CNO deve ser feito. Não deixe para registrar a obra depois que ela já estiver em andamento. A Receita Federal exige que o cadastro seja realizado antes do início das atividades, com todas as informações detalhadas, como a descrição do projeto, o responsável técnico (engenheiro ou arquiteto) e o local da obra.
2. Mantenha o Cadastro Sempre Atualizado
Mudanças são inevitáveis durante a execução de uma obra, como aumento no número de trabalhadores, alteração no prazo de conclusão, ou mudanças no responsável técnico. Cada uma dessas alterações deve ser registrada no sistema do CNO, sem atraso. Além disso, é fundamental que qualquer alteração seja documentada e informada no eSocial para evitar divergências.
3. Controle Rigorosamente as Informações Trabalhistas no eSocial
O eSocial é um sistema que tem como objetivo integrar informações trabalhistas e previdenciárias. É vital que sua empresa garanta que todos os trabalhadores registrados na obra estejam devidamente cadastrados e que suas informações estejam sendo atualizadas corretamente.
Mantenha uma comunicação constante com o departamento de recursos humanos para garantir que os dados enviados ao eSocial sejam consistentes e estejam dentro das exigências legais.
4. Utilize um Contador Especializado em Construção Civil
A contabilidade no setor de construção civil exige uma atenção especial, devido à complexidade das normas fiscais e trabalhistas. Contar com o apoio de um contador especializado vai ajudar a evitar erros no preenchimento do CNO e na alimentação do eSocial. Esse profissional também pode realizar a apuração de impostos, verificar o correto recolhimento de contribuições e acompanhar as obrigações fiscais da obra.
5. Fique Atento às Mudanças na Legislação
A legislação tributária e previdenciária está em constante mudança, e é essencial que sua empresa acompanhe as atualizações. Além das mudanças fiscais, também podem ocorrer alterações nas regras do eSocial e nos procedimentos de cadastramento de obras.
Acompanhar as publicações da Receita Federal, do INSS e do Ministério do Trabalho e Emprego vai garantir que sua empresa esteja sempre alinhada com as exigências mais recentes. Consultar periodicamente especialistas ou até mesmo participar de eventos sobre o setor pode ser uma boa prática.
6. Encerramento da Obra: Não Deixe Para Depois
Ao finalizar a obra, a empresa deve realizar o encerramento no CNO imediatamente. Isso inclui o envio de dados sobre a data de término e a verificação de que todas as obrigações fiscais e trabalhistas foram cumpridas. Não se esqueça de comunicar o fechamento da obra no eSocial também, a fim de evitar que a obra continue sendo monitorada e registrada como “ativa”.
7. Adote um Sistema de Gestão de Obras Eficiente
Manter um sistema de gestão de obras atualizado pode ser uma maneira eficaz de evitar erros no CNO. Investir em softwares que ajudem a controlar as informações fiscais e trabalhistas de cada obra facilita o acompanhamento de prazos, dados dos trabalhadores e obrigações fiscais. Com isso, a empresa tem maior controle sobre as mudanças e garante que o CNO seja mantido conforme as exigências legais.
Conclusão
Evitar multas por irregularidades no Cadastro Nacional de Obras (CNO) não é apenas uma questão de cumprir a legislação, mas também de garantir que a empresa de construção civil opere de maneira eficiente e sem complicações legais. O processo de cadastro e manutenção do CNO pode parecer burocrático, mas sua correta gestão assegura que a obra esteja regularizada e em conformidade com as obrigações fiscais e trabalhistas.
Lembre-se de realizar o cadastro da obra antes do início dos trabalhos, manter as informações atualizadas durante todo o andamento da obra, e encerrar o registro assim que a obra for concluída. Além disso, contar com a ajuda de um contador especializado e adotar ferramentas de gestão eficazes são estratégias inteligentes para evitar problemas no futuro.
Com essas medidas, sua empresa de construção estará bem equipada para operar de forma legal e eficiente, evitando as complicações e multas que podem surgir de irregularidades no CNO.
