Você sabe exatamente quais e quantos produtos existem no estoque da sua empresa? Ter conhecimento dessas informações é essencial para o seu crescimento. Para fazer esse acompanhamento da entrada e saída de produtos, é necessário fazer o inventário de estoque.
Mas o que é um inventário de estoque?
É o processo de identificação, classificação e contagem dos produtos no estoque para conferir se estão de acordo com o que consta no registro de entrada e saída de mercadorias.
Para quê serve?
Por meio dele, você saberá quais produtos estão em falta, quais estão danificados ou vencidos e os itens que ficaram sem uso (também chamado de estoque obsoleto). Além disso, a prestação de contas envolve a declaração de bens em estoque.
Empresas que não têm o pleno controle dos estoques, podem oferecer informações pouco confiáveis que podem resultar na aplicação de multas ou até mesmo cobrança indevida de imposto.
Como fazer?
Para que esse processo seja bem-sucedido, siga os seguintes passos:
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Defina a periodicidade
O inventário pode ser rotativo (frequência predeterminada, ex.: diário, semanal, quinzenal) ou periódico (realizado ao final de um período determinado pela empresa). Para isso, leve em consideração a dinâmica e a logística da sua empresa.
Ao escolher o dia exato da contagem, dê preferência para datas que não tem muito movimento na empresa, como feriados ou finais de semana.
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Comunique os funcionários
Não deixe de informar seus funcionários sobre o início da contagem, o cronograma de execução, a importância do processo e os cuidados necessários para garantir o sucesso dos resultados.
É importante ressaltar que nenhuma movimentação de estoque deve ser feita até que o trabalho seja finalizado.
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Separe e organize os produtos
Faça uma lista contendo todos os tipos de produtos que existem no estoque, separando por categorias e especificando as características de cada um, como: peso, tamanho, cor, voltagem, assim como preços de custo e venda.
Isso irá otimizar o tempo do trabalho e garantir uma contagem correta. Se necessário, monte novas prateleiras, armários ou caixas para ajudar na separação.
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Crie um código para cada tipo de produto
Os códigos representam a maneira mais fácil e prática de identificar um produto, evitando erros na hora registrar a movimentação do estoque. Ele pode ser numérico, alfanumérico (letras e números) ou o próprio código de barras que vem nas embalagens.
O importante é que ele seja único para cada produto!
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Faça a contagem
Conte cada um dos produtos, some as unidades guardadas em caixas e, para diminuir as chances de erro, faça uma recontagem! Se os números não forem iguais na segunda vez, é necessário refazer.
Ao final dessa etapa, você poderá ver o valor total investido em cada tipo de produto e também o valor que está no seu estoque.
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Mantenha seu inventário atualizado
Ao finalizar a contagem, atualize seu sistema ou sua planilha de controle de estoque com os dados que você levantou. Para que ele se mantenha atualizado, não esqueça de sempre lançar os produtos que chegam e dar baixa em tudo que sai!
Com todas essas informações em dia, seu inventário de estoque estará pronto para te fornecer informações que facilitarão a gestão da sua empresa, especialmente do setor financeiro. Evite adiar essa tarefa pois, além de te auxiliar na gestão, uma consulta errada no estoque pode desencadear uma série de problemas!
Consultoria em implantação de ERP
Outra solução muito eficiente para empresas que trabalham com estoques é a implantação de um ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial) com ele você automatiza todo o processo de contagem relacionado aos estoques, excluindo a necessidade de interromper a movimentação para contagem.
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Trabalhos citados & Referências
Granatum Estoque: Acesso
Associação brasileira de automação: Acesso
Conta azul: Acesso
